Personel servisi faturası nasıl kontrol edilir?

Servis faturası üç belgeyle birlikte okunur: sözleşme, puantaj ve yakıt fiyatı. Bu üçü yan yana konmadan onaylanan faturada fark bulunması neredeyse kaçınılmazdır.

Neden bu kadar sık hata çıkıyor?

Servis faturası çoğu şirkette her ay aynı tutara yakın geldiği için "geçen ayla aynı" diye onaylanır. Oysa tutarı belirleyen üç değişken her ay değişir: sefer sayısı, güzergâh ve yakıt fiyatı. Sözleşmede yakıt farkı formülü varsa bir dördüncüsü eklenir: formülün nasıl uygulandığı. Pratikte en çok fark bu dördüncü kalemde çıkar.

1. Sefer sayısını puantajla eşleştirin

Faturadaki sefer adedi, aynı dönemin puantajından gelmelidir. Puantajı servis firması değil, sizin tarafınız (vardiya amiri, güvenlik ya da PDKS kaydı) tutmalıdır.

• Güzergâh bazında: faturadaki sefer = puantajdaki sefer mi?
• Resmî tatil, bayram ve vardiya iptal günleri faturadan düşülmüş mü?
• Tek yön seferler çift yön gibi fiyatlanmış mı?
• Araç tipi (minibüs / midibüs / otobüs) sözleşmedeki fiyatla mı faturalanmış?

2. Birim fiyatı sözleşmeden alın, faturadan değil

Her güzergâh için sözleşmedeki birim fiyatı bir tabloya yazın. Fatura bu tablodan başka bir fiyatla geldiyse fark, ya bir zam mektubundan ya da bir hatadan gelir. Zam mektubu varsa sözleşmede tek taraflı fiyat artışına izin verilip verilmediğine bakın.

3. Yakıt farkı formülünü kendiniz hesaplayın

Çoğu servis sözleşmesinde fiyat, motorin fiyatına bağlıdır. Tipik bir formül şöyledir:

Kontrol ederken şu dört soruyu sorun:

1. Baz motorin fiyatı sözleşmede yazılı mı? Yazılı değilse her ay farklı bir baz kullanılabilir.
2. Dönem ortalaması hangi kaynaktan, hangi günlerin ortalamasıyla alınmış? Ay sonu fiyatı ile ay ortalaması arasındaki fark tek başına %2–3'ü bulabilir.
3. Yakıt payı (fiyatın yüzde kaçının yakıta bağlı olduğu) formülde var mı? Yoksa tüm fiyat motorinle birlikte artar; bu, formülün amacını aşar.
4. Hesaplama yöntemi aydan aya değişiyor mu? Yöntemin değişmesi başlı başına bir uyarı işaretidir.

4. "Taban" ve sabit ek kalemlere dikkat

Bazı faturalarda formülün dışında, açıklaması olmayan sabit bir "taban" ya da "asgari ücret" kalemi görülür. Tek ayda küçük görünen bu kalem, aylar boyunca birikir. Gördüğünüz her sabit kalem için sözleşmedeki dayanağını yazılı olarak isteyin.

5. KDV ve tevkifat

Personel servis taşımacılığı hizmetlerinde KDV tevkifatı uygulanır (uygulamada 5/10 oranı). Faturada tevkifatın doğru oranla ve doğru matrah üzerinden hesaplandığını kontrol edin. Oranlar ve kapsam değişebileceği için mali müşavirinizle teyit edin.

Aylık kontrol listesi

Bu kontrolü her ay elle yapmak zaman alır. Bir kez tabloya ya da takip paneline döküldüğünde, yeni fatura geldiğinde farklar kendiliğinden görünür hâle gelir.